Regulamin serwisu i świadczenia usług

1. Wstęp

1.1. Niniejszy regulamin (dalej: „Regulamin”) określa zasady korzystania ze strony internetowej prowadzonej pod adresem https://polveranovia.com (dalej: „Serwis”) oraz warunki świadczenia usług przez luksusową agencję eventową Polveranovia, specjalizującą się w organizacji wydarzeń o tematyce kasynowej, premium eventów korporacyjnych, gal, bankietów, ekskluzywnych uroczystości prywatnych i wydarzeń VIP na terenie całej Polski.

1.2. Właścicielem i administratorem Serwisu jest Polveranovia (dalej: „Agencja”). Dane identyfikacyjne i kontaktowe Agencji są udostępnione w sekcji kontaktowej Serwisu oraz w korespondencji kierowanej do Klientów.

1.3. Regulamin stanowi ogólne warunki świadczenia usług w rozumieniu przepisów prawa polskiego i ma zastosowanie do wszystkich zapytań, rezerwacji, ofert, zamówień oraz umów zawieranych z Klientami w związku z organizacją wydarzeń przez Agencję.

1.4. Korzystanie z Serwisu jest równoznaczne z akceptacją postanowień niniejszego Regulaminu. W przypadku zamiaru zawarcia z Agencją indywidualnej umowy pisemnej, jej postanowienia mogą uzupełniać lub modyfikować treść Regulaminu – w zakresie wyraźnie uzgodnionym przez Strony.

1.5. Regulamin jest skierowany zarówno do przedsiębiorców (w szczególności podmiotów korporacyjnych, instytucji i marek premium), jak i do osób fizycznych organizujących prywatne uroczystości i wydarzenia o charakterze VIP.

2. Definicje

2.1. Na potrzeby niniejszego Regulaminu poniższym pojęciom nadaje się następujące znaczenie:

a) Klient – osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która korzysta z Serwisu, przesyła zapytanie, zawiera z Agencją Umowę lub jest stroną działań przygotowawczych zmierzających do zawarcia Umowy.

b) Usługa – wszelkie świadczenia realizowane przez Agencję na rzecz Klienta, w szczególności: projektowanie, przygotowanie i kompleksowa organizacja wydarzeń o tematyce kasynowej, luksusowych eventów korporacyjnych, gal, bankietów, uroczystości prywatnych i wydarzeń VIP, wraz z towarzyszącą im oprawą artystyczną, scenograficzną, techniczną i organizacyjną.

c) Umowa – porozumienie zawarte pomiędzy Agencją a Klientem, w wyniku którego Agencja zobowiązuje się do świadczenia określonych Usług, a Klient zobowiązuje się do zapłaty wynagrodzenia i spełnienia pozostałych warunków współpracy. Umowa może zostać zawarta w formie pisemnej, dokumentowej (np. e‑mail) lub innej dopuszczalnej przez prawo, zgodnie z ustaleniami Stron.

d) Formularz Kontaktowy – interaktywny formularz dostępny w Serwisie, w szczególności na stronie /contact-us/, umożliwiający przekazanie Agencji zapytania dotyczącego organizacji wydarzenia, uzyskanie wstępnej wyceny, umówienie konsultacji lub kontakt w innych sprawach związanych z ofertą.

e) Strony – łącznie Agencja oraz Klient, będący stronami Umowy lub działań przygotowawczych do jej zawarcia.

f) Wydarzenie – organizowane przez Agencję na rzecz Klienta wydarzenie, w szczególności: gala kasynowa, wieczór tematyczny, event korporacyjny, konferencja z oprawą wieczorną, jubileusz, ekskluzywna uroczystość prywatna, bankiet, bal, przyjęcie VIP lub inne przedsięwzięcie eventowe o charakterze premium.

3. Zakres i charakter usług

3.1. Agencja świadczy wyspecjalizowane, luksusowe usługi eventowe na terenie całej Polski, koncentrując się na organizacji wydarzeń o tematyce kasynowej, premium eventach korporacyjnych, galach, wieczorach VIP oraz ekskluzywnych uroczystościach prywatnych.

3.2. Zakres Usług obejmuje w szczególności:

a) organizację wydarzeń kasynowych – w tym projektowanie i realizację stref pokerowych, stołów do gry w ruletkę, blackjacka i innych gier, zapewnienie profesjonalnych krupierów i konferansjerów, tworzenie immersyjnej atmosfery kasyna z zachowaniem wymogów prawa;

b) organizację eventów korporacyjnych – w tym wieczorów integracyjnych, gali nagrodowych, spotkań networkingowych, premier produktów, konferencji z oprawą wieczorną oraz zamkniętych eventów dla klientów i partnerów biznesowych;

c) organizację prywatnych uroczystości VIP – w szczególności ekskluzywnych przyjęć urodzinowych, uroczystości jubileuszowych, wieczorów panieńskich i kawalerskich o charakterze premium, przyjęć ślubnych i okołoweselnych, a także kameralnych spotkań dla wymagających gości;

d) oprawę rozrywkową i artystyczną – w tym angażowanie prowadzących, muzyków, DJ‑ów, artystów scenicznych, pokazów specjalnych, atrakcji interaktywnych oraz innych form live entertainment dopasowanych do charakteru Wydarzenia;

e) produkcję dekoracji i scenografii – projektowanie i tworzenie dekoracji tematycznych inspirowanych kasynami, Monte Carlo, Jamesem Bondem, Hollywood, latami 20., balami black‑tie i innymi motywami premium, a także kompleksową aranżację przestrzeni;

f) obsługę VIP i gości – w tym koordynację przebiegu wieczoru, recepcję, wsparcie concierge, opiekę nad gośćmi specjalnymi oraz nadzór nad doświadczeniem uczestników podczas całego Wydarzenia.

3.3. Szczegółowy zakres Usług, ich charakter, czas trwania i format są każdorazowo definiowane indywidualnie w ramach oferty i Umowy zawartej z Klientem, przy uwzględnieniu budżetu, lokalizacji, liczby uczestników oraz preferencji dotyczących stylu i atmosfery.

3.4. Agencja zastrzega sobie prawo do korzystania z usług podwykonawców, dostawców i partnerów, wyspecjalizowanych w obszarach niezbędnych do realizacji Wydarzenia (np. obsługa techniczna, gastronomia, ochrona, transport, artyści), przy zachowaniu odpowiedniego standardu i nadzoru organizacyjnego.

3.5. W Serwisie mogą być prezentowane przykładowe realizacje, scenariusze, fotografie i opisy usług o charakterze inspiracyjnym. Nie stanowią one oferty w rozumieniu Kodeksu cywilnego, lecz zaproszenie do negocjacji. Ostateczna oferta jest przedstawiana Klientowi po analizie indywidualnych potrzeb i może różnić się od materiałów prezentowanych w Serwisie.

4. Zasady rezerwacji i realizacji zamówień

4.1. Proces nawiązania współpracy z Agencją rozpoczyna się zazwyczaj od przesłania zapytania przez Formularz Kontaktowy w Serwisie /contact-us/, kontaktu e‑mailowego lub telefonicznego. Klient zachęcany jest do przedstawienia wstępnych informacji dotyczących planowanego Wydarzenia (termin, lokalizacja, liczba gości, typ wydarzenia, budżet orientacyjny).

4.2. Po otrzymaniu zapytania Agencja dokonuje wstępnej analizy możliwości realizacji Wydarzenia, a następnie przedstawia Klientowi propozycję koncepcyjną oraz orientacyjną wycenę, stanowiącą podstawę dalszych ustaleń.

4.3. Rezerwacja terminu następuje dopiero z chwilą pisemnego lub dokumentowego potwierdzenia przez Agencję dostępności danego terminu oraz akceptacji przez Klienta wstępnych warunków współpracy (w szczególności zakresu usług i budżetu) oraz uiszczenia wymaganej zaliczki, o ile zostanie przewidziana.

4.4. Dokładny zakres Usług, harmonogram, scenariusz Wydarzenia oraz pozostałe warunki realizacji (w tym wymagania infrastrukturalne i techniczne) są doprecyzowywane w procesie konsultacji i potwierdzane w treści Umowy, oferty zaakceptowanej przez Klienta lub w innej uzgodnionej formie.

4.5. Klient zobowiązany jest do przekazania Agencji wszelkich informacji i materiałów niezbędnych do prawidłowej realizacji Wydarzenia (np. wytyczne brandingowe, listy gości VIP, wymagania bezpieczeństwa, ograniczenia obiektu), w terminach pozwalających Agencji na ich wdrożenie.

4.6. W przypadku Wydarzeń realizowanych w obiektach wskazanych lub udostępnionych przez Klienta, Klient zobowiązany jest zapewnić dostęp do obiektu w terminach niezbędnych na montaż, próby, realizację oraz demontaż, jak również uzyskać wymagane zgody administratora obiektu.

4.7. Agencja nie ponosi odpowiedzialności za opóźnienia lub ograniczenia w realizacji Wydarzenia wynikające z nieprzekazania przez Klienta wymaganych informacji, zgód lub materiałów w terminie, jak również w sytuacji, gdy infrastruktura lub regulaminy obiektu nie pozwalają na realizację ustalonego zakresu Usług.

5. Ceny i warunki płatności

5.1. Wynagrodzenie Agencji jest każdorazowo ustalane indywidualnie, w oparciu o zakres Usług, skalę i złożoność Wydarzenia, liczbę uczestników, lokalizację, termin realizacji oraz oczekiwany poziom personalizacji i oprawy.

5.2. Wyceny przedstawiane Klientowi mają charakter szacunkowy do czasu ich ostatecznego potwierdzenia w Umowie lub w ofercie zaakceptowanej przez Klienta. Wszelkie zmiany zakresu, standardu lub skali Wydarzenia po akceptacji oferty mogą skutkować odpowiednią korektą wynagrodzenia.

5.3. O ile Strony nie postanowią inaczej, płatność za Usługi odbywa się w modelu etapowym, obejmującym w szczególności:

a) zaliczkę / przedpłatę – płatną w terminie wskazanym w ofercie lub Umowie, warunkującą rezerwację terminu i rozpoczęcie przygotowań do Wydarzenia;

b) płatności częściowe – przypisane do poszczególnych etapów przygotowań lub do momentu zatwierdzenia kluczowych elementów produkcji;

c) rozliczenie końcowe – płatne w terminie określonym w Umowie, po realizacji Wydarzenia lub zgodnie z uzgodnionym harmonogramem.

5.4. Płatności dokonywane są w formie przelewu bankowego na rachunek wskazany przez Agencję lub w inny sposób wyraźnie uzgodniony między Stronami. Wszelkie informacje dotyczące terminów i formy płatności są wskazywane w ofercie lub Umowie.

5.5. W przypadku opóźnienia w płatności Agencja jest uprawniona do naliczenia odsetek ustawowych za opóźnienie, a także – po uprzednim wezwaniu – do wstrzymania się z dalszą realizacją Usług do czasu uregulowania zaległych należności, o ile nie jest to sprzeczne z bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa.

5.6. Wynagrodzenie Agencji nie obejmuje, o ile nie wskazano inaczej, kosztów niezależnych od Agencji, takich jak: opłaty za wynajem obiektu, koszty cateringu, opłaty licencyjne i ZAiKS, ubezpieczenie dodatkowe, opłaty administracyjne, koszty dojazdów gości, które mogą być rozliczane odrębnie, zgodnie z ustaleniami Stron.

6. Zmiany, odwołania i reklamacje

6.1. Klient ma prawo wystąpić z wnioskiem o zmianę terminu Wydarzenia, zakresu Usług lub kluczowych parametrów realizacji (np. liczby gości, lokalizacji, elementów programu). Każda zmiana wymaga zgody Agencji i może wiązać się z modyfikacją harmonogramu oraz wynagrodzenia.

6.2. Wnioski o zmianę powinny być przekazywane w formie umożliwiającej ich utrwalenie (np. e‑mail). Agencja dołoży starań, aby uwzględnić uzasadnione prośby Klienta, przy czym możliwość ich realizacji zależy m.in. od dostępności zasobów, rezerwacji podwykonawców oraz uwarunkowań obiektu.

6.3. Klient może dokonać odwołania Wydarzenia na warunkach określonych w Umowie. W przypadku braku odmiennych uzgodnień, Agencja zastrzega sobie prawo do zatrzymania części lub całości otrzymanych płatności (w szczególności zaliczek), w zakresie odpowiadającym poniesionym już kosztom, zaangażowaniu zasobów oraz utraconym możliwościom realizacji innych zleceń w zarezerwowanym terminie.

6.4. W przypadku odwołania Wydarzenia z przyczyn niezależnych od Stron (np. nagłe ograniczenia prawne, zakazy organizacji imprez, zdarzenia o charakterze siły wyższej), Strony dokonają w dobrej wierze uzgodnień dotyczących nowego terminu Wydarzenia lub rozliczenia poniesionych kosztów, z poszanowaniem obowiązujących przepisów prawa.

6.5. Reklamacje dotyczące jakości lub sposobu wykonania Usług powinny być zgłaszane do Agencji niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od daty realizacji Wydarzenia lub od dnia, w którym Wydarzenie miało się odbyć.

6.6. Reklamacja powinna zawierać co najmniej: dane identyfikujące Klienta, opis zastrzeżeń, wskazanie terminu i miejsca Wydarzenia oraz oczekiwany sposób rozwiązania sprawy. Agencja może zwrócić się do Klienta o uzupełnienie brakujących informacji.

6.7. Agencja rozpatruje reklamację w terminie 30 dni od jej otrzymania lub od uzupełnienia koniecznych danych. O sposobie rozpatrzenia reklamacji Klient zostanie poinformowany w formie pisemnej lub dokumentowej.

7. Odpowiedzialność i wyłączenia

7.1. Agencja zobowiązuje się do świadczenia Usług z należytą starannością, przy uwzględnieniu luksusowego i premium charakteru organizowanych Wydarzeń oraz specyfiki współpracy z Klientami korporacyjnymi i VIP.

7.2. Odpowiedzialność Agencji obejmuje wyłącznie szkody rzeczywiście poniesione, będące bezpośrednim i normalnym następstwem niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy z przyczyn leżących wyłącznie po stronie Agencji, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

7.3. Agencja nie ponosi odpowiedzialności za szkody spowodowane:

a) działaniami lub zaniechaniami Klienta, uczestników Wydarzenia lub osób trzecich, za które Agencja nie odpowiada z mocy prawa ani na podstawie Umowy;

b) niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem obowiązków przez dostawców, podwykonawców lub obiekty wskazane i narzucone przez Klienta, jeżeli Agencja nie miała realnego wpływu na wybór tych podmiotów ani na warunki ich usług;

c) ograniczeniami, zakazami lub wymogami wprowadzonymi przez właściwe organy administracji publicznej, zarządców obiektów lub inne uprawnione instytucje (np. ograniczenia dotyczące godzin trwania imprez, poziomu nagłośnienia, liczby uczestników, reżimów sanitarnych);

d) działaniem siły wyższej, rozumianej jako zdarzenia nagłe i niemożliwe do przewidzenia przy zachowaniu należytej staranności, w szczególności katastrofy naturalne, pożary, gwałtowne przerwy w dostawie mediów, konflikty zbrojne, zamieszki, epidemie, strajki powszechne, nagłe ograniczenia prawne.

7.4. Klient zobowiązany jest do zapewnienia, aby uczestnicy Wydarzenia przestrzegali regulaminów obiektu, zasad bezpieczeństwa oraz ustalonych reguł korzystania z atrakcji i stref kasynowych. Agencja może odmówić świadczenia części Usług lub przerwać Wydarzenie w przypadku rażącego naruszania zasad bezpieczeństwa przez uczestników.

7.5. Agencja nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy prywatne uczestników pozostawione w miejscu Wydarzenia, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa stanowią inaczej.

7.6. Łączna odpowiedzialność odszkodowawcza Agencji wobec Klienta, z jakiegokolwiek tytułu związanego z realizacją danej Umowy, jest – w granicach dopuszczalnych przez prawo – ograniczona do wysokości wynagrodzenia netto należnego Agencji z tytułu tej Umowy, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa stanowią inaczej.

8. Ochrona danych osobowych

8.1. Administratorem danych osobowych przekazywanych za pośrednictwem Serwisu, w tym poprzez Formularz Kontaktowy, oraz w związku z zawieraniem i realizacją Umów jest Agencja.

8.2. Dane osobowe są przetwarzane w szczególności w celu:

a) udzielenia odpowiedzi na zapytania przekazywane przez Formularz Kontaktowy lub inne kanały komunikacji;

b) przygotowania i przedstawienia ofert współpracy, prowadzenia negocjacji i zawierania Umów;

c) realizacji zawartych Umów, w tym organizacji i obsługi Wydarzeń, rozliczeń, komunikacji operacyjnej oraz obsługi posprzedażowej;

d) realizacji obowiązków prawnych ciążących na Agencji (np. obowiązki podatkowe, rachunkowe);

e) dochodzenia i obrony przed ewentualnymi roszczeniami;

f) prowadzenia działań marketingowych dotyczących usług Agencji – w granicach dopuszczalnych przepisami prawa i na podstawie udzielonych zgód.

8.3. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do realizacji powyższych celów, w szczególności do przygotowania oferty i zawarcia Umowy. Niepodanie wymaganych danych może uniemożliwić skuteczne nawiązanie współpracy.

8.4. Dane osobowe mogą być powierzane podmiotom współpracującym z Agencją przy realizacji Wydarzeń (np. obiektom, podwykonawcom technicznym, dostawcom usług IT), wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów opisanych powyżej i na podstawie odpowiednich umów powierzenia przetwarzania danych lub innych stosownych instrumentów prawnych.

8.5. Agencja wdraża adekwatne środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed ich utratą, nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem lub innym naruszeniem bezpieczeństwa, z uwzględnieniem charakteru danych oraz ryzyka związanego z ich przetwarzaniem.

8.6. Osobom, których dane dotyczą, przysługują prawa wynikające z obowiązujących przepisów o ochronie danych osobowych, w szczególności prawo dostępu do danych, ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, sprzeciwu wobec przetwarzania oraz prawo do wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego.

8.7. Szczegółowe informacje dotyczące zasad przetwarzania danych osobowych, okresów przechowywania, podstaw prawnych oraz praw osób, których dane dotyczą, zostały przedstawione w dokumencie Polityka prywatności dostępnym w Serwisie.

9. Postanowienia końcowe

9.1. Regulamin obowiązuje od dnia jego publikacji w Serwisie i ma zastosowanie do wszystkich czynności podejmowanych przez Klientów w związku z korzystaniem z Serwisu oraz do Umów zawieranych po tej dacie, o ile Strony nie postanowią inaczej.

9.2. Agencja zastrzega sobie prawo do zmiany treści Regulaminu, w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, rozszerzenia oferty lub modyfikacji sposobu świadczenia Usług. Zmiany Regulaminu wchodzą w życie z chwilą ich opublikowania w Serwisie, chyba że wyraźnie wskazano inny termin.

9.3. Do Umów zawieranych przed wejściem w życie zmian Regulaminu stosuje się wersję Regulaminu obowiązującą w dacie zawarcia danej Umowy, chyba że Strony postanowią zgodnie inaczej.

9.4. W przypadku rozbieżności pomiędzy postanowieniami Regulaminu a postanowieniami indywidualnej Umowy zawartej z Klientem, pierwszeństwo mają postanowienia tej Umowy – w zakresie objętym różnicą.

9.5. Do wszelkich stosunków prawnych powstałych pomiędzy Agencją a Klientem w związku z korzystaniem z Serwisu oraz świadczeniem Usług zastosowanie ma prawo polskie, z wyłączeniem norm kolizyjnych, o ile bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa nie stanowią inaczej.

9.6. Wszelkie spory wynikłe w związku ze świadczeniem Usług przez Agencję Strony będą w pierwszej kolejności starały się rozwiązać polubownie, z poszanowaniem prestiżowego charakteru współpracy. W razie braku porozumienia spory będą rozstrzygane przez właściwy rzeczowo sąd powszechny w Polsce.

9.7. Klient może kontaktować się z Agencją w sprawach związanych z Regulaminem, Umowami, reklamacjami lub ochroną danych osobowych za pośrednictwem danych kontaktowych udostępnionych w Serwisie, w szczególności na stronie /contact-us/.